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(就職) 文科的日本轉職-4(關於事務職)

by 落足東京・PENG

前言:文科的日本轉職-3
這篇則是延伸之前提到不選大企業的原因
並且著重於文科的事務職位

(c)Maciej Dakowicz


事務是文科最常見的職位

也是日本公司中女性比例最高的(所以首圖才放女生)
総務在部分公司的區分跟事務也很像
不過有些総務要牽扯到報帳跟法務
所以這邊就只談事務
総務在做甚麼可以參考武井咲主演的「年齡歧視」-エイジハラスメント
圖片來源
 
看完這部也能知道為何我超怕大公司(啊又進不去要講幾次)
事務所負責的工作
在台灣公司裡面很容易被當成打雜
不過在日本企業中算是公司的門面之一
日本企業非常注重事務的培養
 
下面大概簡單介紹一下工作內容:
 
事務職
※原文來自
 

活用的經驗以及技術

・客人到訪公司或者電話的應對,需要極高的商務禮儀
・各種應對能力
・事務工作處理能力以及正確性(文書處理為大宗)
・Excel或word的電腦能力

轉職資料

●転職難易度 … ★★☆☆☆
●平均薪水 … 18.4万円
●未経験OK的比例 … 71.3%
●常見產業
・1位 … 不動産 9.6%
・2位 … 人材派遣 8.3%
・3位 … 建設 4.9%
※來自2012/4/1-2013/3/31間とらばーゆ的資料
 
若要我說的話
事務職對外國人來說反而是最最最最最困難的工作
(前公司有時候會負責…莫名壓力超大XDDDD)
 
首先是客人到訪公司的對應
 
在台灣可能會被覺得
「啊不就幫忙開門跟倒茶嗎?」
 
開門跟倒茶的細節就是一大學問了!!!
 
接到客人電話說要開門以及
開門面對客人時的日文可以背就好
但怎麼好好開門跟好好帶領客人
真的要做久才能適應
 
光是記下行程表(一天有幾組客人來)就很辛苦了
而且客人只會報上代表者的名稱
人數則是一開門就要立刻記在腦海
並且帶領到正確的會議室
 
開門迎接客人前要先把會議室的們跟燈都開好整理好
開門時要站在一個能開門又不擋到客人進來的位置
客人一進來要立刻往前去引導到會議室
 
大部分大企業的會議室關門之後門口都有設定
像我去開會過的某大手電信商
要在門口的螢幕打上通關密碼(? 冷氣跟燈才能順利開啟
因為要用會議室的人很多
怕人開會開太久空間不夠
 
客人進到會議室之後要立刻跟負責開會的前輩報告客人已經來了
 
 
這時候還沒結束!!!
 
 
接下來要記住剛剛客人人數
跟前輩報告之後也要問前輩有幾個人參加
要準備相應數目的茶水
 
茶水端給客人時不能影響會議的進行
開關門要小心謹慎也都是理所當然
出門前即使沒人理你也要深深鞠躬之後才能走
 
最難最難的是茶水的準備與擺設!!
 
每個茶杯要放在碟子上
短時間內要準備很多杯之外
每個杯子都不能有水滴
端給客人時要從斜後方放在桌上
也要注意不能放在客人的筆電或者資料附近
更不能放在客人的手臂容易揮到的地方(怕打翻)
 
端給客人時也要注意不能碰到杯緣
一定要把手放在杯子下方
不然客人會覺得這茶杯被手摸過不乾淨
 
老實說前輩教幾次無論怎麼作筆記
這些事情真的是只能熟能生巧
而且事務職or総務算是日本很傳統的職務
部門的人要說多刁就有多刁
當然是為了維持那美好傳統啦…
但這真的不是字面上或者日劇上看看覺得學好就好
等到真正實戰上場再加上一天多到爆炸的會議時
就能深刻體會到這到底多難…
 
 
我會覺得這對外國人而言非常困難是因為
這工作基本上完全對外
當面面對客人的日文跟電話的日文
說真的我們所學的日文是完全不夠用的
商業日文不管怎麼學習
多用才能真的被身體記住
 
有時候覺得某種電話打來已經沒問題的時候
很快就會有不同類型的電話打來
如果只是一般公司的電話的話
日文差不太會被當面罵但會被打小報告(日本人超陰險的啦XDDDDDD)
如果是客人打來的話真的很多神經病會亂罵人啦XDDDD
尤其超多阿伯會說喔你外國人吼跟你說沒用啦
這種雞雞歪歪的日本人根本多到我以為全日本80%的人口都很機歪(誤)
 
 
雖然我本來一開始就不打算做事務職
投履歷也不會投事務
好險第一家公司偶而讓我去感受這職務
讓我知道我完全無法勝任XDDDD
 
而且第一家公司特殊的組織之下
上面的前輩對我還算一般嚴厲而已
大公司一定更可怕啊啊啊啊啊啊
 
 
不過呢~
這篇文章只是談自己的經驗跟看法
每個公司跟產業都有差異
決定到日本工作或者轉職
依自己的判斷和經驗才是最適合自己的
 
 
每篇都在講我很怕大公司(也進不去吧XDDD)
日劇看多了小說看多了日本史也讀了
怎麼想傳統大公司都很封閉可怕
再加上之前參加樂天說明會讓人感受到「自以為開放」的風氣
 
 
無論公司頭頭多麼地開放
每個公司傳統是很難一朝一夕改變
每個部門的頭頭也是媳婦熬成婆出來了(?
對於當過兵的男生來說應該輕易地能理解

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